Для кандидатов, находящихся на Кипре
Должность: Руководитель офиса / Lead Office Secretary
Формат работы: Офис
Компания с опытом работы на рынках США, Европы и Азии, предлагающая широкий спектр финансовых услуг. Команда состоит из высококвалифицированных специалистов, энергичных и полных новых идей. Мы ориентированы на результат и верим в силу командной работы, где каждый вносит значимый вклад. Работа проходит в динамичной среде в рамках кросс-функциональных команд.
Обязанности
- Руководство, развитие и контроль команды офисных секретарей и ресепшионистов (до 8 человек) в нескольких офисах.
- Наставничество и поддержка: адаптация новых сотрудников, обучение, распределение задач, оценка производительности и профессиональное развитие команды.
- Внедрение, стандартизация и улучшение административных процессов для обеспечения единых стандартов обслуживания во всех офисах.
- Контроль ежедневной административной работы: документооборот, переписка, календари, координация офиса.
- Управление внутренними и внешними коммуникациями: электронная почта, звонки, встречи с посетителями, официальная переписка.
- Организация и контроль расписания встреч, согласование календарей руководителей.
- Обеспечение эффективного документооборота и системы хранения, сохранение конфиденциальности и доступности ключевой информации.
- Контроль офисной деятельности: закупка расходных материалов, взаимодействие с поставщиками и внешними сервисами.
- Являться ключевым контактным лицом между руководством и административной командой, решать текущие вопросы и предлагать улучшения.
- Поддержка руководства в сложных административных задачах и специальных проектах.
- Обеспечение конфиденциального обращения с чувствительной корпоративной информацией.
Требования
- Опыт работы на должностях старшего/ведущего секретаря, офис-менеджера или руководителя административной команды.
- Опыт управления командой, умение наставлять и развивать сотрудников.
- Отличные организационные навыки, умение расставлять приоритеты и управлять временем.
- Свободное владение английским языком (дополнительные языки — преимущество).
- Владение MS Office (Word, Excel, Outlook) и инструментами управления офисом.
- Внимание к деталям, точность и процессная ориентированность.
- Умение работать в динамичной многозадачной среде.
- Профессиональный, инициативный и ориентированный на сервис подход.
- Приветствуется образование в области бизнес-администрирования или смежных сферах.
Условия
- Работа в современном офисе в центре города с открытой и дружелюбной командой.
- Компания покрывает 30% стоимости медицинской страховки, выбранной сотрудником.
- 21 рабочий день оплачиваемого отпуска в год.
- 12 дополнительных оплачиваемых дней в год от компании.
- Оплачиваемые больничные.
- Тимбилдинги, корпоративные мероприятия, футбольные и волейбольные клубы, спортивные соревнования и челленджи.